Vi er mange mennesker, der godt kan lide at gå til møde. Et møde giver os ligesom en lille pause i arbejdsrutinen. Men vi ved også godt, at det kan være det rene tidsspilde at sidde i et møde uden at nå frem til nogle beslutninger. Når vi så for 25. gang har siddet i et møde, der har varet i flere timer, og vi stadig ikke er blevet enige om en handlingsplan, så kan det være frustrerende og trættende, at skulle gå til møde. Du bliver ligesom sat ind i et mønster, som du ikke er glad for at være i: De daglige udfordringer på arbejdet skal løses, men du skal også bruge mindst fire timer på et møde uden resultater.
Hold møder i lækre lokaler
Hvorfor holder I mødet ude i det der lidt indeklemte rum? Kunne I ikke finde et sted med gode mødefaciliteter? Det er jo ikke så motiverende at sidde 4 mennesker i et lille rum, hvor lyset er dårligt, og hvor I kan høre trafikken fra gaden hele tiden.
I kunne fx aftale, at I skal holde et møde i Nordsjælland. Simpelthen: Fortæl jeres chefer, at I bliver nødt til at finde mødelokaler, der ligesom er egnet til, at I både diskuterer meget, men også får plads til at skrive på whiteboards mv, så I kan være effektive og få den handlingsplan skrevet. I kunne måske kigge lidt nærmere på, hvad der findes af mødelokaler i Lillerød. Selv ved jeg, at der findes ganske udmærkede mødefaciliteter i Allerød, som I kan leje for et beskedent beløb. Samme sted afvikler også receptioner i øvrigt.
Eksterne lokationer fungerer godt
Det ville måske være en god idé for jer at tage væk fra jeres sædvanlige arbejdsplads og holde mødet et andet sted. Muligheden for, at I alle sammen vil være lidt mere positivt indstillet, når mødet afholdes, vil være større – simpelthen fordi, I får gode omgivelser. Og hvis I er kloge nok, så nøjes I ikke kun med at leje et godt mødelokale. Nej, I sørger for, at I booker det sammen med mødepakker, så I ikke skal tænke på, at I skal have frokost eller en snack. Det vil der blive sørget for. Og ja, morgenkaffen skal I heller ikke tænke på – endsige selv brygge. I skal bare vælge, hvilken mødepakke I vil have. Og hvornår. Så skal stedet med mødefaciliteterne nok sørge for resten: I kan koncentrere jer om at få et effektivt møde, der giver resultater.
Det er vel målet?
Er det ikke det, I gerne vil? Holde et effektivt møde, der sætter jer i stand til at komme videre med arbejdet?
Hvis jeg ikke tager fejl, så er det lige præcist dét, I gerne vil. Og ved I hvad: Jeres chefer vil helt sikkert også kunne trække udgiften til leje af mødelokaler fra i deres regnskab. Så det er bare med, at I lige får fortalt dem, at I skal holde møde i Nordsjælland – på deres firmaers regning. Jeres chefer vil sikkert være ligeglade med udgiften, så længe I bare kommer tilbage og har løst problemerne, så I alle sammen kan komme videre.