Nå, du har nok fået en opgave, der kræver, at du tænker dig grundigt om? Var der ikke noget med, at du skulle planlægge virksomhedens nye låsesystem? Jeg tænkte det nok. Det er det, du sidder og bokser med. Og jeg kan godt forstå dig. Det er ikke helt nemt at få lavet et låsesystem til en virksomhed, der har flere forskellige afdelinger spredt rundt omkring i byen. Har du fået hjælp af en låsesmed her i København? Eller sidder du og fantaserer? Det der med låsesystemer og kontrol over, hvem der har adgang til hvilke afdelinger, er da heller ikke nemt. Lad mig forsøge at hjælpe dig, så du kommer lidt nemmere igennem processen. Du kan så tjekke, hvad du når frem til, sammen med virksomhedens leder – og låsesmeden.
Lav en plan
Det første, du skal gøre, er at kortlægge, hvor afdelingerne ligger. Punkt 1, 2, 3 osv.
Dernæst skal du lave en liste over medarbejdere: Lagerarbejdere, receptionister, salgspersonale, regnskabsafdeling, ledelse mv. Plot ind på kortet, hvor de hører hjemme – eller hvor de kommer. Salgspersonalet kommer måske i begge de to fysiske butikker, I har. Hvor sidder regnskabsafdelingen.
Dan dig et klart billede af, hvem kommer hvor, og hvem skal kunne have adgang til flere afdelinger. Regnskabschefen vil nok ikke have brug for at komme i de fysiske butikker. Men måske på lageret, hvor han skal hente de fakturaer, der er blevet betalt for varer, I har modtaget.
Det kan tage en del tid. Og det kan sagtens være, at du har glemt en personalegruppe, fordi du ikke ser – eller har noget at gøre med dem i dit daglige arbejde. Fx rengøringspersonale. Hvor skal de have adgang til?
Hvor mange skal have adgang
Det næste er så, at du forsøger at tælle op, hvor mange mennesker, der skal have adgang til de forskellige afdelinger. Har I måske 7 salgsfolk, som skal have adgang til begge butikker? Hvor mange arbejder på lageret? Hvad med regnskabsafdelingen? Er der tre ansatte dér? Og Skal alle tre have adgang til lageret eller andre steder – eller kun lederen? Det er naturligvis noget, du også skal tale med din øverste chef om. Han vil sikkert også have en idé om, hvem og hvor – og han skal da helt sikkert have adgang til alle steder. Skal du selv have adgang til alle steder – i kraft af din position som direktionssekretær?
Brug en professionel låsemed til opgaven
Men inden du taler med din chef om det, så vil jeg faktisk anbefale, at du først taler med den låsesmed i København, som skal udføre arbejdet med installationen af låsesystem, først. Og det vil jeg, fordi låsesmeden givetvis har erfaring fra lignende opgaver. Han vil hurtigt kunne spotte, hvis du har overset noget – eller hvis du har glemt at tænke en proces i virksomheden med ind i systemet. Han vil helt sikkert kunne hjælpe dig med at stille hele planen op på en nemt overskuelig måde, så du kan præsentere den præcist for din chef. Og du vil også kunne være sikker på, at du får mere præcise priser på, hvad hele låsesystemet vil koste, alt efter hvilket låsesystem I vælger. Tag et kig her.